第一条  为加强中国留学人才发展基金会档案管理工作，有效地利用和保护档案，维护合法权益，制订本规定。

       第二条  本规定所称的档案是指过去和现在的各部门及全体员工从事业务、对外发文、对外宣传等活动中所直接形成的对有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

       第三条  各部门、各分支机构、全体员工有保护档案的义务。

       第四条  档案管理工作实行统一领导、集中保管、登记查阅的原则。

       第五条  指定专人担任档案管理员，负责档案管理工作。

       第六条  档案工作由秘书长统一领导，档案由综合办公室档案管理员负责接收、收集、整理、立卷、保管。

       第七条  综合办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。

       第八条  员工需做好日常文件的预立卷工作。

       第九条  档案管理员根据员工上报的预立卷材料的目录，汇总到档案总目录，并进行定期或不定期的检查，来监督员工各类档案的管理工作。

       第十条  如遇需要销毁的档案，需由秘书长审核批准。销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。

       第十一条  档案的分类及编号：档案管理员经培训后，按有关档案分类及编号要求操作。

       第十二条  因工作需要借阅档案的，应填好档案查阅单。员工不得随意外带重要的文件材料，确因工作需要外带，应办理档案外借手续，经秘书长批准后方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，不能随意乱放，以免遗失。

       第十三条  一切有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。

       第十四条  有下列行为之一，据情节轻重，给予100-5000元扣薪处理，若构成犯罪将依法追究刑事责任：

       1．毁损、丢失或擅自销毁档案；

       2．擅自向外界提供、抄摘档案；

       3．涂改、伪造档案；

       4．未及时上报归档或管理不善导致档案毁损、丢失；

       5．未履行借阅手续，擅自将档案外带或越级查阅档案（档案管理员同罚）。

       第十五条  本规定适用于各部门、各分支机构、全体员工。

       第十六条  本规定监督责任部门为综合办公室，第一责任人为综合办公室指定的档案管理员。

       第十七条  本规定经2020年11月20日第二届理事会第十七次会议审议通过后执行。

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