第一章 总 则
第一条 为进一步促进中国留学人才发展基金会（以下简称本会）公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《党政机关公文处理工作条例》，结合本会实际，制定本办法。
第二条 本办法所指公文是指本会在履行职能过程中形成以及接受的具有法定效力和规范性的文书，是本会依法管理和进行公务活动的重要工具。
第三条 公文处理是指公文接收或拟制、登记、办理、管理、立卷、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第五条 本会全体员工应当高度重视公文处理工作。秘书长负责主管本会公文处理工作，综合办公室负责监督各部门、各分支机构公文处理工作，各部门主任负责本部门公文处理工作。
第二章 公文种类
第六条 本会公文种类主要有:
(一)决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
(二)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关部门和人员、变更或者撤销不适当的决定事项。
(三)公报。适用于公布重要决定或者重大事项。
(四)公告。适用于对外宣布重要事项或者法定事项。
(五)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
(六)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(七)通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
(八)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
(九)报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
(十)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
(十一)批复。适用于答复相关请示事项。
(十二)函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
(十三)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章 公文格式
第七条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文标志、字号、标题、主送、正文、附件说明、署名及印章、成文日期、附注、附件、抄送、页码等组成。
(一)份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
(二)密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
(三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
(四)发文标志。由本会全称加本会Logo组成，联合行文时，可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称。
(五)字号。发文字号用3号仿宋字体。
(六)标题。公文标题由本会名称、事由和文种组成，公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题字体用2号方正小标宋GBK、加粗，副标题用3号楷体_GB2312。标题位置在页眉下空一行，分一行或多行居中排布，成梯形或菱形排布。回行时，要做到词意完整、排列对称、间距恰当。
(七)主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。主送机关位于标题下空一行，居左顶格。
(八)正文。公文正文为公文主体，是用来表述公文的内容。公文正文使用3号仿宋_GB2312，文中如有标题，一级标题用3号黑体、二级标题用3号楷体_GB2312、三级标题用3号仿宋_GB2312、加粗。
(九)附件。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标冒号和附件名称（名称后不加标点）；附件名称较长须回行时，与上一行附件名称的首字对齐；如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号。附件一般与正文一起装订。
(十)署名及印章。署本会全称，公文除“会议纪要”以外，应当加盖印章。
(十一)成文日期。署会议通过或者本会负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发负责人签发的日期。
(十二)印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
(十三)附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。
(十四)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
(十五)抄送。除主送外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称。
第八条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。
第九条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
第十条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。
第四章 行文规则
第十一条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
第十二条 向业务主管单位、民政部等上级机关行文，应当遵循以下规则:
(一)原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关。
(二)本会向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本会理事长办公会或秘书长办公会研究同意。本会党支部向中央统战部机关党委报送材料，需经本会党支部书记签字同意。
(三)请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
(四)除本会工作机构外，不得以本会名义向上级机关负责人报送公文，不得以本会负责人名义向上级机关报送公文。
第五章 公文拟制
第十三条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
第十四条 公文拟稿应当做到:
(一)符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。
(二)公文内容必须情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，表述准确，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅力求简短，文字精炼。
(三)保证公文文种正确，格式规范。
1.公文中的人名、地名、物名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应注明中文含义。
2.公文结构层次序数，第一层为“一、二、……”，第二层为“（一）、（二）……”，第三层为“1.2.……”，第四层为“（1）（2）……”（可越级使用）。
3.公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩的语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字，字体使用Times New Roman 3号。
4.公文页边距：上3.7cm、下3.5cm、左2.7cm、右2.7cm，字符间距：标准。行间距：30磅。页码：页面底端居中排布。
5.附件及序号用三号黑体顶格编排在纸面左上角第一行，后不加标点符号，之后下空一行居中编排标题。附件序号、标题应与附件说明表述一致。附件样式与正文相同。
(四)深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
(五)公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，应征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。
第十五条 本会公文审核，部门主任负责初审，重点审核文稿内容、数据的准确性，是否符合公文拟稿的有关要求。副秘书长负责复审，重点审核文稿的内容是否符合国家方针、政策和有关规定以及本会的有关规定，文稿的观点是否正确，文稿中所提措施是否切实可行，是否超越本会业务和职权范围，文字表述是否准确。并核签需要会签的单位、部门，提出需要签阅和签发的领导草拟后报秘书长审定或经秘书长审核后报理事长审批。
第十六条 本会公文签发，应视情况撰写《呈批件》，根据工作分工报理事长、秘书长、副秘书长进行审批。审批后方可签发。
第六章 公文办理
第十七条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第十八条 收文办理：
(一)收文。本会各部门对收到的公文应当逐件清点，核对无误后，注明签收时间，及时登记。
(二)承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送，批办性公文、业务往来公文应当由承办部门提出拟办意见，视情况撰写《呈批件》，根据工作分工报理事长、秘书长、副秘书长进行审批。承办部门对交办的公文办理应当及时办理。
(三)传阅。需传阅的公文应先制作传阅件封皮，及时送传阅对象阅知，阅后需签字。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。
(四)催办。必要时，综合办公室应及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。
(五)答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
第十九条 发文办理：
(一)复核。已经本会领导签批的公文，发出前，综合办公室应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。
(二)登记。对复核后的公文，及时做好相关登记工作。
(三)核发。公文处理完毕，应当再次检查后及时对外发出。
第二十条 涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。
第二十一条 公文办理完毕，应当根据有关档案法律法规、机关档案管理规定和《中国留学人才发展基金会档案管理规定》，及时收集齐全、整理归档。任何个人不得保存应当归档的公文。
第七章 公文管理
第二十二条 本会公文由综合办公室择专人统一管理，负责收发、审核、用印、归档和销毁。确定公文密级后，应当按照所定密级严格管理。
第二十三条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本会秘书长批准。绝密级公文一般不得复制、汇编。复制、汇编的公文视同原件管理。
第二十四条 本会公文被撤销的，视为自始无效；本会公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第二十五条 涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。
第二十六条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第二十七条 员工离职时，所在部门主任应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第八章 附 则
第二十八条 本办法经2020年11月20日第二届理事会第十七次会议审议通过后执行。
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