第一章 总 则
第一条 为规范中国留学人才发展基金会（以下简称本会）重大问题请示报告的管理和监督工作，提高行政工作制度化、规范化水平，根据《国家行政机关公文处理办法》，制定本办法。
第二条 本办法所指呈批件是本会在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是推进执行项目活动的重要依据。
第三条 呈批件建档工作坚持实事求是、精简、高效的原则，应做到及时、准确、安全。
第四条 本办法适用于本会全体员工。
第二章 行文格式
第五条 本会呈批件一般由秘密等级、紧急程度、呈报时间、编号、标题、呈报部门、呈报人、承办人、内容提要、审批、备注等部分组成。
（一）本会呈批件表格需在综合办公室领取统一格式的电子版。
（二）涉及秘密的呈批件应当标明密级并备注保密期限。
（三）紧急的呈批件应当根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”、“急”。
（四）行文规范：
1.呈批件表格：标题统一使用华文中宋三号字（除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号），内容统一使用仿宋字体。
2.正文内容及附件统一使用仿宋三号字体（如有附件，应当注明附件顺序和名称）。
（五）呈批件需要加盖公章的，要在内容摘要栏内最后一行注明需加盖公章字样。
第三章 行文规则
第六条 呈批件的报请应当确有必要，注重效用。
第七条 呈批件需注明呈报人、承办人，一般呈报人为部门主任，承办人为部门具体承担任务者，呈报审批时，先报部门主任确认后，根据工作需要呈报副秘书长、秘书长、理事长审批，原则上不得越级请示和报告。
第八条 呈报内容力求简短，需观点明确、表述准确、结构严谨。
第四章 发放办理
第九条 发放办理指以本会名义制发呈批件编号的过程，包括呈批件编号领取、登记、成文、法审等程序。
第十条 呈批件编号领取，需要领取人先提供呈批件的名称，在备注领取人、时间、部门、名称后方能发放呈批件编号，如果涉及到协议还另需要领取协议编号。
第十一条 呈批件的内容涉及到协议的，经法审通过后，方可呈报审批。
第十二条 呈批件内容涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可呈报，若执行需其他部门配合，需及时沟通告知当事人。呈批件需联合呈报的，需经呈报部门主任分别确认签字后呈报。
第十三条 呈批件审批时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
第五章 返回办理
第十四条 返回办理指对领导审批后的呈批件的办理过程，包括执行情况、催办等程序。
第十五条 呈批件自领取后3个工作日，没有返回的，综合办公室要进行进度询问，备注执行情况；超过10个工作日仍没有进展的，要进行再次确认，以此类推，最终如无进展，视情况作废该呈批件号。
第十六条 呈批件审批后，交由承办人或者有关部门执行，紧急件，应当明确办理时限，并由综合办公室跟进执行情况。
第十七条 承办人及承办部门收到呈批件后应当及时办理，不得延误、推诿。确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时告知综合办公室并说明理由。
第十八条 呈批件执行过程中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级领导协调或裁定。
第六章 归档工作
第十九条 呈批件办理完毕后，要及时归档。存档时，综合办公室安排专人负责对结办情况进行评价，并在备注栏标明办理情况并签字确认。
要保证归档公文齐全、完整，及时整理（立卷）、归档，便于保管和使用。个人不得保存应当归档的呈批件。
第二十条 存档细则：
（一）呈批件返回纸质件存档时，要提供电子版存档。
（二）呈批件有法审件的需一并存档，若法审件未及时返回，要及时与法务部门沟通备注进度，由综合办公室催促索要。
（三）呈批件需要加盖公章的要进行备注，是否加盖公章，并备注进度（已盖/未盖）情况。
（四）呈批件若最终没有执行，应交由综合办公室销毁，该件自废止之日起不产生效力。
（五）调用呈批件需向综合办公室提出申请，说明调用缘由。综合办公室需做好借阅登记工作，并及时催要借阅件。绝密级呈批件只能由本件呈报人、承办人查看，不得翻印。
（六）呈批件最终加封皮，注明存档日期，统一装在当年的档案盒内，入档案柜存档。
第七章 附 则
第二十一条 综合办公室负责管理档案的员工调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的文件按照有关规定移交、清退。
第二十二条 本办法经2020年11月20日第二届理事会第十七次会议审议通过后执行。
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